Uang Persediaan

Uang Persediaan (UP)

Uang persediaan (UP) adalah istilah baru yang muncul dalam Permendagri No.13/2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah. UP merupakan uang kas yang ada di tangan bendahara pengeluaran, dengan karakteristik sebagai berikut:

1. Hanya diberikan sekali dalam satu tahun anggaran;
2. Diberikan pada awal tahun anggaran;
3. Merupakan jumlah maksimal (pagu) uang yang dipegang oleh bendahara pengeluaran;
4. Untuk digunakan dalam melaksanakan pembayaran kegiatan-kegiatan yang bersifat swakelola;
5. Bersifat revolving (adanya pengisian kembali jika telah terpakai); dan
6. Besarannya tergantung pada “kebijakan daerah” (biasanya dinyatakan dalam Surat Keputusan Kepala Daerah).

Uang Persediaan (UP) dalam Permendagri No.13/2006

Pasal 1 angka 66 Permendagri No.13/2006 menyatakan bahwa 

“SPP Uang Persediaan (SPP-UP) adalah dokumen yang diajukan oleh bendahara pengeluaran untuk permintaan uang muka kerja yang bersifat pengisian kembali (revolving) yang tidak dapat dilakukan dengan pembayaran langsung“

Uang muka kerja merupakan sebutan untuk uang (kas) yang dapat digunakan untuk melaksanakan kegiatan di SKPD, dimana pembayarannya dlakukan oleh bendahara. Misalnya, dalam proses pengadaan barang dan jasa yang harus melalui pelelangan (tender), maka SKPD terlebih dahulu harus mengiklankan informasi tentang kegiatan tersebut di media nasional (seperti harian Media Indonesia). Pembayaran iklan ini dilakukan oleh bendahara pengeluaran dengan menggunakan UP.

Kaitan SPD, UP, dan Pelaksanaan Kegiatan dalam Permendagri No.13/2006 dan Permenadgri No.59/2007

Surat Penyediaan Dana (SPD) merupakan dokumen yang diterbitkan oleh Pejabat Pengelola Keuangan Daerah (PPKD) selaku Bendahara Umum Daerah (BUD). 

Pada format SPD (Lampiran D.VI Permendagri 13) dicantumkan informasi antara lain tentang:

1. Dasar penyediaan dana (DPA-SKPD, DPPA-SKD, DPAL-SKPD);
2. Nama PPTK;
3. Untuk kebutuhan (bulan… s/d bulan…);
4. Untuk keperluan beban pengeluaran (UP/GU/TU/LS);
5. Atas beban: Nama program, nama kegiatan;
6. Ikhtisar penyediaan dana.

Berdasarkan informasi yang tercantum dalam format SPD ini, maka dapat disimpulkan bahwa menurut Permendagri 13:

1. SPD diterbitkan untuk setiap kegiatan/PPTK. Artinya, satu SPD untuk satu kegiatan.
2. SPD diterbitkan untuk periode waktu tertentu (misalnya bulan Januari-Maret);
3. SPD juga dibuat untuk Uang Persediaan (UP);
4. UP dibentuk untuk setiap kegiatan; dan
5. Bendahara pengeluaran menatausahakan banyak SPD dan UP karena bertugas menyelesaikan pembayaran semua belanja yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan.

Sementara dalam Permendagri No.59/2007, item nomor 42, di antara ayat 1 dan 2 pada pasal 197 ditambahkan satu ayat baru (1a) yang berbunyi: 

“Penerbitan SPD dilakukan per bulan, pertriwulan, atau persemester sesuai dengan ketersediaan dana”

Kemudian, pada Lampiran D.VIa Permendagri No.59/2007 tentang SPD, terjadi perubahan atas substansi yang dicantumkan, yakni:

1. Tidak disebutkan untuk belanja tidak langsung atau belanja langsung;
2. Tidak ada lagi nama PPTK, dan
3. Tidak ada lagi nama program/kegiatan.

Berdasarkan lampiran tersebut, dapat disimpulkan bahwa terdapat perbedaan antara SPD menurut Permendagri No.13/2006 dengan Permendagri No.59/2007, yakni:

1. SPD diterbitkan berdasarkan kebutuhan perbulan, pertriwulan, atau persemester, bukan lagi per kegiatan;
2. SPD mencakup penyediaan dana untuk belanja tidak langsung (belanja gaji dan tunjangan) dan belanja langsung; dan
3. SPD juga mencakup UP/GU/TU/LS, yakni semua pengeluaran kas yang harus direalisasikan selama periode SPD.

Arti Penting Anggaran Kas SKPD

Salah satu alat pengendali bagi BUD agar pembayaran kepada SKPD dapat berjalan dengan baik adalah anggaran kas (cash budget). Pasal 125(1) menyatakan bahwa: 

"Kepala SKPD berdasarkan rancangan DPA-SKPD menyusun rancangan anggaran kas SKPD"

Pada pasal 126 dinyatakan bahwa PPKD selaku BUD menyusun anggaran kas pemerintah daerah guna mengatur ketersediaan dana yang cukup untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran sesuai dengan rencana penarikan dana yang tercantum dalam DPA-SKPD yang telah disahkan.

Dengan demikian, dapat dipahami bahwa anggaran kas pemda disusun berdasarkan rancangan anggaran kas SKPD dan mengikuti rencana pelaksanaan kegiatan yang telah ditetapkan dalam DPA-SKPD. Artinya, anggaran kas sesungguhnya merupakan sebuah kontrak antara BUD dengan SKPD, yakni BUD akan menyediakan sejumlah dana sesuai dengan kebutuhan SKPD.

Keberadaan anggaran kas akan mengurangi perilaku moral hazard PPKD selaku BUD karena secara tidak langsung semakin mempertegas bahwa uang yang ada di kas daerah sebenarnya adalah “milik” SKPD, kecuali alokasi untuk belanja tidak langsung yang dikelola oleh PPKD (semisal belanja bunga, belanja bantuan sosial, dan belanja tak terduga). Dana yang tersimpan di Kas Daerah yang dikelola BUD sebisa mungkin hanyalah dana-dana yang memang “tidak dibutuhkan” SKPD untuk melaksanakan program/kegiatan.

UP yang terpakai akan di-SPJ-kan oleh bendahara ke kepala SKPD melalui PPK-SKPD, yang disertai dengan dokumen SPP-GU.

Berdasarkan SPP-GU dan dengan memperhatikan kelengkapan SPJ bendahara pengeluaran, PPK-SKPD kemudian menyiapkan SPM-GU untuk ditandatangani kepala SKPD dan kemudian disampaikan ke BUD. SPP-GU dan SPM GU dapat diajukan berkali-kali sepanjang total permintaan pencairan masih di bawah atau sama dengan pagu yang ada di dalam anggaran kas SKPD.

Keterlambatan Pengesahan APBD, Penerbitan SPD, dan Pencairan UP

Ada kalanya Perda APBD terlambat disahkan, tentunya dengan berbagai macam alasan (umumnya alasan politik dan oportunisme elite daerah). Keterlambatan ini memiliki konsekuensi yang sangat besar terhadap pelaksanaan APBD, baik aspek teknis maupun administrasinya (penatausahaan dan akuntansi).

Dalam aspek administrasi, beberapa hal penting yang harus dibuat “kebijakan” oleh Pemda adalah:

• Pencairan UP. Secara normatif, SPD tidak boleh diterbitkan jika APBD atau DPA-SKPD belum disahkan. Artinya, jika tidak ada SPD, maka tidak akan ada SP2D dan uang kas yang dipegang oleh bendahara pengeluaran. Alangkah naifnya, jika APBD baru bisa ditetapkan bulan April, pembayaran rekening telepon, air, dan listrik kantor harus ditunda selama tiga bulan sehingga menyebabkan aliran ke kantor diputus oleh Telkom/PLN/PDAM.
• Pelaksanaan kegiatan lanjutan. Pelaksanaan kegiatan yang bersifat lanjutan (dari APBD dan DPA-SKPD tahun lalu) pada prinsipnya tidak perlu menunggu penetapan Perda APBD. Pasal 138 Permendagri 13/2006, yang direvisi dalam item ke 36 Permendagri No.59/2007, menyatakan bahwa Pelaksanaan kegiatan lanjutan didasarkan pada DPA-SKPD yang telah disahkan kembali oleh PPKD menjadi DPA Lanjutan SKPD (DPAL-SKPD) tahun anggaran berikutnya. Artinya, DPAL-SKPD sudah disahkan sebelum Perda APBD ditetapkan dan dengan demikian, pelaksanaannya tidak tergantung pada penetapan Perda APBD tahun berikutnya.
• Pencairan UP tanpa SPD. Dari dua hal di atas, mengingat UP digunakan untuk melaksanakan kegiatan (atau untuk mendanai belanja langsung), maka bisa saja Pemda membuat kebijakan yang “agak nyeleneh”, yakni mencairkan UP tanpa perlu menerbitkan SPD terlebuh dahulu (karena penerbitan SPD harus menunggu penetapan APBD), khususnya untuk kegiatan lanjutan dan pemenuhan belanja wajib. Dasar pencairan UP adalah Surat Keputusan (SK) Kepala Daerah tentang besaran UP. Agar payung hukum yang mendasari lebih kuat, dalam Perda tentang Pokok-Pokok Pengelolaan Keuangan Daerah dan Peraturan Kepala Daerah tentang Pelaksanaan APBD atau Sistem dan Prosedur Pengelolaan Keuangan Daerah, klausul ini haruslah dicantumkan.

PP 58/2005 dan Permendagri 13/2006 memperkenalkan mekanisme Uang Persediaan dalam prosedur pengelolaan uang yang dilakukan oleh SKPD. Berikut beberapa pointer yang mudah2an dapat memberikan pemahaman bersama …

KONSEP UP

Uang Persediaan merupakan uang muka kerja SKPD yang bersifat revolving. 

Definisi ini merupakan implikasi dari dipilihnya sistem UYHD, sebuah sistem yang mengadopsi sistem Imprest Fund dalam pengelolaan kas kecil. Dengan sistem tersebut, bendahara sebagai pengelola kas diberikan uang muka kerja pada besaran tertentu, untuk kemudian dipakai untuk membiayai kegiatan SKPD, dan jika jumlah telah berkurang sampai batas tertentu dapat dimintakan penggantian sehingga jumlah uang akan kembali pada nilai semula.

DOKUMEN UP

Mekanisme uang persediaan menggunakan dokumen sebagai berikut:

• DPA SKPD sebagai dasar perhitungan
• Per KDH yang menetapkan besaran UP untuk setiap SKPD
• SPP UP
• SPM
• SP2D

ISU LAPANGAN

• Beberapa kesulitan yang muncul diawali dengan kebingungan tentang bagaimana menghitung besaran UP per SKPD. Pada dasarnya tidak ada pengaturan yang spesifik tentang hal tersebut. Secara logis, perhitungan besaran UP diawali dengan mengidentifikasi item-item dalam DPA yang akan dilaksanakan dengan cara LS. Berarti sisanya direncanakan akan dibiayai dengan menggunakan mekanisme uang persediaan. Kemudian, dilakukan proyeksi berapa kali bendahara yang bersangkutan akan melakukan SPJ. Jika 12 kali, maka jumlah tadi dibagi 12. Jika 20 kali, maka dibagi 20. Bagi Kas Daerah, UP merupakan pengeluran. 
• Bagi SKPD, merupakan penerimaan. Namun dalam sudut pandang Pemda, UP hanya merupakan reklasifikasi kas semata.Jadi, dokumen penatausahaan TIDAK perlu mencantumkan kode rekening belanja yang menandakan adanya pembebanan belanja APBD.
• Penggantian UP yang telah digunakan menggunakan GU. Penggantian tersebut tidak dipicu berdasarkan waktu, tetapi dipicu berdasarkan kondisi (jumlah) keberadaan UP itu sendiri. Dengan demikian permintaan GU tidak harus menunggu sebulan atau periode waktu tertentu, namun tergantung pada kebutuhan.

demikian tentang Uang Persediaan (UP), semoga bermanfaat.