Sistim Pengeluaran Kas

Sistim Pengeluaran Kas

Sistem akuntansi pengeluaran kas merupakan sistem yang digunakan untuk mencatat seluruh transaksi pengeluaran kas. Penatausahaan pengeluaran kas merupakan serangkaian proses kegiatan menerima, menyimpan, menyetor, membayar, menyerahkan, dan mempertanggungjawabkan pengeluaran uang yang berada dalam pengelolaan SKPKD (Satuan Kerja Pengelolaan Keuangan Daerah) dan/atau SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah).

Sistem dan Prosedur Akuntansi Pengeluaran kas terdiri atas 4 sub sistem yaitu:

1. Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pembebanan Uang Persediaan (UP)
2. Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pembebanan Ganti Uang Persediaan (GU).
3. Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pembebanan Tambahan Uang Persediaan (TU).
4. Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pembebanan Langsung (LS).

Prosedur Sub Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas, terdiri atas:

1. Penerbitan Surat Penyediaan Dana (SPD)
2. Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
3. Penerbitan Surat Permintaan Membayar (SPM)
4. Penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana(SP2D)
5. Penerbitan Surat Pertanggungjawaban (SPJ)
6. Penerbitan Nota Permintaan Dana (NPD)

apa itu SPD?

SPD adalah Surat Penyediaan Dana, yang dibuat oleh BUD (Bendahara Umum Daerah) dalam rangka manajemen kas daerah. SPD digunakan untuk menyediakan dana bagi tiap-tiap SKPD dalam waktu tertentu. Informasi dalam SPD menunjukkan secara jelas alokasi tiap kegiatan.

SPD yang diterbitkan terdiri atas 3 lembar, terdiri atas:

• Lembar 1 diterima oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu-SKPD;
• Lembar 2 diterima oleh Bendahara Pengeluaran-SKPD;
• Lembar 3 sebagai arsip PPKD selaku BUD

Pihak Terkait

Kuasa BUD

Dalam kegiatan ini, kuasa BUD mempunyai tugas:

1. Menganalisa DPA-SKPD yang ada di database
2. Menganalisa anggaran kas pemerintah khususnya data per SKPD
3. Menyiapkan draft SPD
4. Mendistribusikan SPD kepada para pengguna anggaran

PPKD

Dalam kegiatan ini, PPKD mempunyai tugas:

1. Meneliti draft SPD yang diajukan kuasa BUD
2. Melakukan otorisasi SPD

apa itu SPP?

Berdasarkan SPD atau dokumen lain atau yang dipersamakan dengan SPD, bendahara pengeluaran mengajukan SPP (Surat Perintah Pembayaran) kepada pengguna anggaran/kuasa pengguna anggaran melalui Pejabat Penatausahaan Keuangan SKPD (PPK-SKPD).

SPP memiliki 4 jenis yang terdiri dari:

SPP Uang Persediaan (SPP-UP)

Dipergunakan untuk mengisi uang persediaan (UP) tiap-tiap SKPD. Pengajuan SPP-UP hanya dilakukan sekali dalam setahun, selanjutnya untuk mengisi saldo uang persediaan akan menggunakan SPP-GU.

SPP Ganti Uang (SPP-GU)

Dipergunakan untuk mengganti UP yang sudah terpakai. Diajukan ketika UP habis.

SPP Tambahan Uang (SPP-TU)

Dipergunakan hanya untuk memintakan tambahan uang, apabila terjadi pengeluaran yang sedemikian rupa sehingga saldo UP tidak akan cukup untuk membiayainya. Jumlah dana yang dimintakan dalam SPP-TU ini harus dipertanggungjawabkan tersendiri dan bila tidak habis, harus disetorkan kembali.

Pengajuan SPP UP, GU, dan TU dilampiri dengan daftar rincian rencana penggunaan dana sampai dengan jenis belanja.

SPP Langsung (SPP-LS)

Dipergunakan untuk pembayaran langsung kepada pihak ketiga dengan jumlah yang telah ditetapkan. SPP-LS dikelompokkan menjadi:

1. SPP-LS Gaji dan Tunjangan
2. SPP-LS Barang dan Jasa
3. SPP-LS Belanja Bunga, Hibah, Bantuan dan Tak Terduga, serta pengeluaran pembiayaan

Mekanisme atas pengeluaran-pengeluaran belanja bunga, subsidi, hibah, bantuan sosial, belanja bagi hasil, bantuan keuangan, dan pengeluaran pembiayaan dapat dilakukan oleh bendahara pengeluaran SKPKD dengan menerbitkan SPP-LS yang diajukan kepada PPKD melalui PPK-SKPKD.

SPP UP,TU dan LS yang diajukan dibuat rangkap 3:

• Lembar 1 dan 2 untuk Bendahara Pengeluaran yang akan diteruskan ke PPK-SKPD dan PPKD, setelah ditandatangani oleh Bendahara Pengeluaran.
• Lembar 3 diarsip oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu

Sedangkan SPP-GU yang diajukan dibuat rangkap 2 yang dua-duanya diserahkan ke Bendahara Pengeluaran.

Pihak Terkait

Bendahara Pengeluaran

Dalam kegiatan ini, Bendahara Pengeluaran mempunyai tugas:

1. Mempersiapkan dokumen SPP beserta lampiran-lampirannya
2. Mengajukan SPP kepada PPK-SKPD

PPK-SKPD (Pejabat Pengelola Keuangan-SKPD)

Dalam kegiatan ini, PPK-SKPD mempunyai tugas:

• Menguji kelengkapan dan kebenaran SPP yang diajukan Bendahara Pengeluaran.

PPTK (Pejabat Pengelola Teknik Kegiatan)

Dalam kegiatan ini, PPTK mempunyai tugas:

• Mempersiapkan dokumen-dokumen yang diperluka dalam pengajuan SPP-LS

apa itu SPM?

Proses penerbitan SPM atau Surat Perintah Membayar adalah tahapan penting dalam penatausahaan pengeluaran yang merupakan tahap lanjutan dari proses pengajuan SPP. Sebagai tahap lanjutan, SPM juga dibedakan menjadi 4 (empat) sesuai dengan jenis SPPnya, yaitu SPM-UP, SPM-GU, SPM-TU, dan SPM-LS.

SPM dapat diterbitkan jika:

1. Pengeluaran yang diminta tidak melebihi pagu anggaran yang tersedia
2. Didukung dengan kelengkapan dokumen sesuai dengan peraturan perundang-undangan Waktu pelaksanaan penerbitan SPM: Diterbitkan paling lambat 2 (dua) hari sejak SPP diterima, dan Apabila ditolak, dikembalikan paling lambat 1 (satu) hari sejak diterima SPP

SPM yang diajukan dibuat rangkap 3, antara lain:

• Lembar 1 dan 2 untuk Kepala SKPD/Pengguna Anggaran yang diteruskan ke PPKD dan PPK SKPD ,setelah ditandatangani oleh Kepala SKPD/Pengguna Anggaran.
• Lembar 3 diarsip oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu.

Pihak Terkait

PPK-SKPD

Dalam kegiatan ini, PPK-SKPD memiliki tugas sebagai berikut:

• Menguji SPP beserta kelengkapannya
• Membuat rancangan SPM atas SPP yang telah diuji kelengkapan dan kebenarannya dan mengajukannya ke Pengguna Anggaran
• Menerbitkan Surat Penolakan SPM bila SPP yang diajukan oleh Bendahara SKPD tidak lengkap
• Membuat Register SPM

Pengguna Anggaran

Dalam kegiatan ini, Pengguna Anggaran memiliki tugas sebagai berikut:

• Mengotorisasi dan menerbitkan SPM
• Mengotorisasi Surat Penolakan SPM yang diterbitkan PP-SKPD bila SPP yang diajukan bendahara SKPD tidak lengkap

Apa itu SP2D?

SP2D atau Surat Perintah Pencairan Dana adalah surat yang dipergunakan untuk mencairkan dana lewat bank yang ditunjuk setelah SPM diterima oleh BUD.

SP2D adalah spesifik, artinya satu SP2D hanya dibuat untuk satu SPM saja. Waktu pelaksanaan penerbitan SP2D:

1. Diterbitkan paling lambat 2 hari sejak SPM diterima.
2. Apabila ditolak, dikembalikan paling lambat 1 hari sejak diterima SPM.

Penerbitan SP2D terdiri atas 5 lembar yang terdiri atas:

• Lembar 1 dikirim ke bank.
• Lembar 2 diarsip oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu.
• Lembar 3 diarsip oleh fungsi akuntansi SKPKD
• Lembar 4 diarsip oleh fungsi akuntansi PPKSKPD.
• Lembar 5 diarsip oleh PPKD

Pihak Terkait

Kuasa BUD 

Dalam kegiatan ini, Kuasa BUD memiliki tugas sebagai berikut:

1. Melakukan pengujian atas kebenaran dan kelengkapan SPM.
2. Mencetak SP2D.
3. Mengirimkan SP2D kepada bank.
4. Membuat dokumen : Register SP2D, Register surat penolakan penerbitan SP2D, dan Buku kas penerimaan dan pengeluaran.

Pengguna Anggaran

Dalam kegiatan ini, Pengguna Anggaran memiliki tugas: 

• Menandatangani SPM.

Bendahara Pengeluaran SKPKD

Dalam kegiatan ini, Bendahara Pengeluaran SKPKD memiliki tugas Mencatat SP2D pada dokumen penatausahaan yang terdiri atas:

1. BKU Pengeluaran
2. Buku Pembantu Simpanan Bank
3. Buku Pembantu Pajak
4. Buku Pembantu Panjar
5. Buku Rekapitulasi Pengeluaran Perincian Objek

apa itu SPJ (surat Pertanggungjawaban Pengeluaran)?

Bendahara pengeluaran secara administratif wajib mempertanggungjawabkan penggunaan uang persediaan/ganti uang persediaan/tambah uang persediaan (UP/GU/TU) kepada kepala SKPD melalui PPK-SKPD paling lambat 10 bulan berikutnya.

Dokumen yang digunakan oleh PPK-SKPD dalam menatausahakan pertanggungjawaban pengeluaran mencakup:

1. Register penerimaan laporan pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ);
2. Register pengesahan laporan pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ);
3. Surat penolakan laporan pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ);
4. Register penolakan laporan pertanggungjawaban pengeluaran (SPJ);
5. Register penutupan kas.

Bendahara Pengeluaran Pembantu membuat Laporan Pertanggungjawaban (SPJ) UP, TU, dan LS rangkap 3:

• Lembar 3 diarsip oleh Bendahara Pengeluaran Pembantu;
• Lembar 1 dan 2 bersama SPP GU lembar 1 dan 2 dikirim ke Bendahara Pengeluaran-SKPD.

Sedangkan pada mekanisme GU, SPJ dibuat rangkap 2 yang keduaya diserahkan ke bendahara pengeluaran.

Pihak terkait

Bendahara Pengeluaran

Dalam kegiatan ini, Bendahara Pengeluaran memiliki tugas:

1. Menguji kebenaran dan kelengkapan dokumen pertanggungjawaban.
2. Melakukan pencatatan bukti-bukti pembelanjaan dana dari UP/GU/TU dan LS pada dokumen Buku Pengeluaran, Buku Pembantu Simpanan/Bank, Buku Pembantu Pajak, Buku Pembantu Panjar, dan Buku Pembantu Pengeluaran per Objek.
3. Melakukan rekapitulasi pengeluaran dan mencatatnya dalam SPJ yang akan diserahkan ke Pengguna Anggaran (melalui PPK-SKPD) untuk disahkan.

PPK-SKPD

Dalam kegiatan ini, PPK-SKPD memiliki tugas:

• Meneliti kelengkapan dokumen pertanggungjawaban dan keabsahan bukti-bukti pengeluaran yang dilampirkan;
• Menguji kebenaran perhitungan atas pengeluaran per rincian obyek yang tercantum dalam ringkasan per rincian obyek;
• Menghitung pengenaan PPN/PPh atas beban pengeluaran per rincian obyek; dan
• Menguji kebenaran sesuai dengan SPM dan SP2D yang diterbitkan periode berikutnya.
• Meregister SPJ pengeluaran yang disampaikan oleh Bendahara Pengeluaran dalam buku register penerimaan SPJ pengeluaran, meregister SPJ pengeluaran yang telah disahkan oleh Pengguna Anggaran ke dalam buku register pengesahan SPJ pengeluaran, dan meregister SPJ pengeluaran yang telah ditolak oleh Pengguna Anggaran ke dalam buku register penolakan SPJ pengeluaran.

Pengguna Anggaran

Dalam kegiatan ini, Pengguna Anggaran memiliki tugas:

• Menyetujui atau menolak SPJ pengeluaran yang diajukan oleh Bendahara Pengeluaran.

Apa itu Nota Permintaan Dana (NPD)?

Nota Permintaan Dana (NPD) adalah nota yang digunakan untuk mencairkan dana melalui bendahara pengeluaran atau bendahara pengeluaran pembantu.

Pada mekanisme ini tidak terdapat surat pertanggungjawaban (SPJ), tetapi hanya menunjukkan nota atau kwitansi sebagai bukti pertanggungjawaban. Pihak yang terkait dalam Prosedur Penerbitan Nota Permintaan Dana adalah Bendahara Pengeluaran Pembantu.

Dokumen yang digunakan adalah Nota Permintaan Dana (NPD).

Catatan yang digunakan dalam Prosedur

Penerbitan Nota Permintaan Dana adalah:

1. Buku Kas Umum Pengeluaran
2. Buku Pembantu Pengeluaran Per Rincian Objek
3. Buku Pembantu Kas Tunai
4. Buku Pembantu Simpanan/Bank
5. Buku Pembantu Panjar
6. Buku Pembantu Pajak

demikianlah sekilas tentang Sistim Pengeluaran Kas di Pemerintah daerah, semoga bermanfaat.